REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ — ONBOARDLY

SPIS TREŚCI

§ 1. Postanowienia ogólne § 2. Definicje § 3. Zakres i model usługi — dwie ścieżki korzystania § 4. Wymagania techniczne § 5. Zawarcie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną § 6. Konto Klienta i Użytkownika końcowego § 7. Rola Użytkownika końcowego § 8. Zakres świadczonych usług § 9. Wyłączenia zakresu usług § 10. Płatności, cennik i prawa nabyte § 11. Podpisy elektroniczne — UoP, UZ, pełnomocnictwa § 12. Własność danych Klienta i ochrona danych osobowych § 13. Eksport danych po zakończeniu umowy § 14. Multi-tenant — grupa SoCap (5 spółek); świadczenia tokenowe § 15. Odpowiedzialność Usługodawcy — wariant B2B § 16. Odpowiedzialność Usługodawcy — wariant B2C (konsument); prawo odstąpienia § 17. Reklamacje i rozwiązywanie sporów (art. 7a UPK) § 18. Siła wyższa § 19. Klauzula salwatoryjna § 20. Zmiany Regulaminu § 21. Postanowienia końcowe i prawo właściwe

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy Regulamin (dalej: „Regulamin") określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach aplikacji Onboardly (dalej: „Aplikacja" lub „Onboardly"), dostępnej pod adresem https://onboardly-inky.vercel.app (docelowo: https://onboardly.work).

1. Usługodawcą jest Socap Bonus Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku przy ul. Hetmańskiej 25, 15-727 Białystok, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000789100, NIP 5252791618, REGON 383512909, e-mail: kontakt@socapbonus.pl (dalej: „Usługodawca" lub „SoCap").

1. Onboardly jest wykorzystywany do procesów onboardingowych spółek z grupy SoCap (zob. § 14). W takim przypadku administratorem danych osobowych zleceniobiorcy lub pracownika pozostaje konkretna spółka zatrudniająca, wskazana w treści umowy zlecenia lub umowy o pracę — nie Usługodawca jako dostawca Onboardly.

1. Regulamin stanowi regulamin w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE).

1. Akceptacja Regulaminu jest dobrowolna, ale konieczna do korzystania z Aplikacji.

1. Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna w Aplikacji pod adresem https://onboardly.work/regulamin (do czasu migracji domeny: https://onboardly-inky.vercel.app/regulamin) oraz przekazywana Klientowi przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający jej pobranie, zapis i odtworzenie (art. 8 ust. 1 pkt 2 UŚUDE).

§ 2. DEFINICJE

Dla potrzeb Regulaminu poniższe terminy mają następujące znaczenie:

1. Aplikacja / Onboardly — aplikacja webowa dostępna pod adresem https://onboardly.work (do czasu migracji domeny: https://onboardly-inky.vercel.app), służąca do prowadzenia procesów onboardingowych zleceniobiorców, pracowników i kandydatów.

1. Usługodawca / SoCap — Socap Bonus Sp. z o.o. (NIP 5252791618).

1. Grupa SoCap — spółki kapitałowo lub gospodarczo powiązane z Usługodawcą, wskazane w § 14 ust. 2.

1. Klient — przedsiębiorca (w rozumieniu art. 43[1] KC) zawierający z Usługodawcą umowę o korzystanie z Aplikacji w modelu SaaS (ścieżka A — zob. § 3.1).

1. Konsument — osoba fizyczna dokonująca z Usługodawcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22[1] KC).

1. Przedsiębiorca-konsument — osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego (art. 385[5] KC i art. 7aa ustawy o prawach konsumenta).

1. Użytkownik końcowy — osoba fizyczna (zleceniobiorca, pracownik, kandydat) objęta procesem onboardingowym prowadzonym w Aplikacji.

1. Konto — wyodrębniony w Aplikacji zbiór zasobów Klienta / Użytkownika końcowego, zabezpieczony loginem i hasłem.

1. Dane Klienta — wszystkie dane wprowadzone przez Klienta lub Użytkowników końcowych do Aplikacji, w tym treści dokumentów, dane osobowe, dokumenty załączane.

1. Polityka Prywatności — Polityka Prywatności Aplikacji dostępna pod adresem https://onboardly.work/prywatnosc.

1. UŚUDE — ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

1. UPK — ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.

1. KC — ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny.

1. KP — ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy.

1. eIDAS — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania.

1. SES / AES / QES — odpowiednio: zwykły (Simple), zaawansowany (Advanced), kwalifikowany (Qualified) podpis elektroniczny w rozumieniu eIDAS.

1. UoP / UZ — odpowiednio: umowa o pracę (KP) / umowa zlecenia lub umowa o świadczenie usług (art. 750 KC).

1. RODO — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

1. Subskrypcja — odpłatne uprawnienie do korzystania z Aplikacji przez wybrany okres rozliczeniowy.

1. Okres rozliczeniowy — okres, na który Klient wykupił Subskrypcję (miesięczny, roczny lub inny, zgodnie z Cennikiem).

1. Cennik — aktualna lista opłat za Subskrypcję dostępna w Aplikacji (https://onboardly.work/cennik) lub stanowiąca załącznik do umowy zawartej między Klientem a Usługodawcą.

1. AI helpdesk — narzędzie sztucznej inteligencji wykorzystywane przez Usługodawcę jako asysta dla operatorów wsparcia klienta; szczegóły — Polityka Prywatności pkt 13.2.

§ 3. ZAKRES I MODEL USŁUGI — DWIE ŚCIEŻKI KORZYSTANIA

3.1. Ścieżka A — SaaS dla Klientów (zewnętrznych pracodawców)

1. W tej ścieżce Klient (przedsiębiorca spoza grupy SoCap) wykupuje Subskrypcję i wykorzystuje Aplikację do onboardingu własnych zleceniobiorców, pracowników lub kandydatów.

1. Role w zakresie ochrony danych: Klient jest administratorem danych osobowych Użytkowników końcowych; Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym (procesorem) na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (DPA) — zob. Polityka Prywatności pkt 2 lit. A.

1. Stosunek prawny: między Klientem a Usługodawcą — umowa o świadczenie usługi SaaS (subskrypcja) wraz z umową powierzenia przetwarzania danych (DPA).

3.2. Ścieżka B — narzędzie wewnętrzne grupy SoCap

1. W tej ścieżce Aplikacja jest wykorzystywana przez którąś ze spółek grupy SoCap (zob. § 14) do onboardingu własnych zleceniobiorców, pracowników lub kandydatów.

1. Role w zakresie ochrony danych: spółka grupy SoCap wskazana w umowie zlecenia / o pracę jest administratorem danych Użytkownika końcowego — zob. Polityka Prywatności pkt 2 lit. B i pkt 11.

1. Stosunek prawny: między spółką grupy SoCap a Użytkownikiem końcowym — umowa zlecenia / umowa o pracę / inna umowa cywilnoprawna; korzystanie z Aplikacji jest elementem realizacji tej umowy.

3.3. Wskazanie ścieżki

Ścieżka korzystania wynika z treści umowy zawartej z Użytkownikiem końcowym (umowa zlecenia / o pracę). W razie wątpliwości — decyduje treść tej umowy.

§ 4. WYMAGANIA TECHNICZNE

1. Do korzystania z Aplikacji wymagane są:

• urządzenie z dostępem do Internetu,
• przeglądarka internetowa w aktualnej wersji (Chrome, Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą JavaScript i cookies,
• aktywny adres e-mail,
• dla podpisów elektronicznych: zgodność z wymaganiami dostawcy podpisu (Autenti) — m.in. dostęp do telefonu komórkowego.

1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu Aplikacji wynikające z przyczyn niezależnych (siła wyższa, awarie dostawców infrastruktury, działania władz publicznych) — z zachowaniem przepisów § 18 i postanowień SLA, jeżeli taki jest częścią umowy z Klientem.

1. Aplikacja działa zgodnie z dostępnymi parametrami SLA — szczegóły dostępne w Cenniku lub umowie z Klientem (ścieżka A).

§ 5. ZAWARCIE UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ

5.1. Klient (ścieżka A)

1. Zawarcie umowy o korzystanie z Aplikacji w modelu SaaS następuje przez:

• rejestrację Klienta w Aplikacji,
• akceptację Regulaminu,
• akceptację warunków subskrypcji wynikających z Cennika lub indywidualnej umowy,
• opłacenie pierwszej opłaty subskrypcyjnej (jeżeli dotyczy) lub zawarcie pisemnej umowy z Usługodawcą.

1. Dla wybranych planów (np. Enterprise) Usługodawca może wymagać podpisania odrębnej umowy w formie pisemnej lub elektronicznej z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES).

5.2. Użytkownik końcowy (obie ścieżki)

1. Użytkownik końcowy uzyskuje dostęp do Aplikacji na zaproszenie Klienta (ścieżka A) lub spółki grupy SoCap (ścieżka B), przesłane na adres e-mail.

1. Korzystanie z Aplikacji przez Użytkownika końcowego wymaga:

• akceptacji Regulaminu w zakresie dotyczącym Użytkownika końcowego (§ 7),
• zapoznania się z Polityką Prywatności,
• utworzenia hasła i ewentualnej weryfikacji tożsamości (zob. § 11 i Polityka Prywatności pkt 13).

1. Akceptacja Regulaminu przez Użytkownika końcowego nie kreuje samoistnego stosunku umownego z Usługodawcą w ścieżce A (gdy administratorem danych jest Klient) — Użytkownik końcowy działa w ramach umowy z Klientem.

§ 6. KONTO KLIENTA I UŻYTKOWNIKA KOŃCOWEGO

1. Klient i Użytkownik końcowy są zobowiązani do:

• zachowania w tajemnicy danych logowania (login, hasło),
• niezwłocznego poinformowania Usługodawcy o podejrzeniu nieautoryzowanego dostępu,
• aktualizowania danych w przypadku ich zmiany.

1. Usługodawca może zablokować Konto w przypadku:

• naruszenia Regulaminu,
• próby naruszenia bezpieczeństwa Aplikacji,
• braku płatności (po wezwaniu — zob. § 10),
• na żądanie organu publicznego w zakresie wynikającym z przepisów prawa.

1. Klient odpowiada za działania osób upoważnionych przez niego do korzystania z Aplikacji (np. pracowników HR Klienta) — jak za działania własne.

§ 7. ROLA UŻYTKOWNIKA KOŃCOWEGO

7.1. Prawa Użytkownika końcowego

Użytkownikowi końcowemu (zleceniobiorcy, pracownikowi, kandydatowi) korzystającemu z Aplikacji przysługują w szczególności prawa:

1. Prawo do informacji — do otrzymania klarownej informacji o celach i podstawach prawnych przetwarzania jego danych (Polityka Prywatności, pkt 11 — obowiązek art. 13 RODO w ścieżce B).

1. Prawa z RODO — pełny katalog praw, w tym dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, interwencja człowieka wobec decyzji zautomatyzowanych (zob. Polityka Prywatności § 12, § 13).

1. Prawo do weryfikacji manualnej — w przypadku zautomatyzowanej weryfikacji tożsamości (KYC) — prawo żądania weryfikacji przez pracownika SoCap (lub Klienta).

1. Prawo do żądania obsługi przez operatora-człowieka (bez AI) — w przypadku wsparcia helpdesk z udziałem AI (Polityka Prywatności pkt 13.2) — prawo do żądania pełnej obsługi przez człowieka.

1. Prawo do kopii dokumentów — Użytkownik końcowy ma prawo otrzymać kopie wszystkich dokumentów podpisanych przez siebie w Aplikacji (umowa zlecenia / o pracę, oświadczenia, pełnomocnictwa, zgody) — w formie elektronicznej (PDF) bez dodatkowych opłat.

1. Prawo do reklamacji — zob. § 17.

1. Prawo do wyboru sposobu podpisu — w zakresie i na warunkach wynikających z przepisów prawa (§ 11.3); w szczególności prawo do żądania zawarcia umowy o pracę w formie pisemnej lub z zastosowaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES).

7.2. Obowiązki Użytkownika końcowego

Użytkownik końcowy jest zobowiązany:

1. Podać prawdziwe i kompletne dane wymagane do przeprowadzenia procesu onboardingu (umowa zlecenia / o pracę, oświadczenia ZUS / PIT, pełnomocnictwa).

1. Niezwłocznie aktualizować dane w razie ich zmiany (np. zmiana adresu, zmiana rachunku bankowego, zmiana statusu ZUS).

1. Korzystać z Aplikacji zgodnie z przeznaczeniem i niniejszym Regulaminem.

1. Zachowywać w tajemnicy dane dostępowe do Konta i niezwłocznie zgłaszać podejrzenie nieautoryzowanego dostępu.

1. Nie podejmować działań naruszających bezpieczeństwo Aplikacji ani prawa innych osób.

7.3. Brak samoistnego stosunku umownego (ścieżka A)

W ścieżce A (SaaS) korzystanie przez Użytkownika końcowego z Aplikacji odbywa się w ramach umowy z Klientem. Niniejszy Regulamin reguluje techniczne aspekty korzystania z Aplikacji i kanał kontaktu z Usługodawcą, nie tworząc samoistnego stosunku cywilnoprawnego między Użytkownikiem końcowym a Usługodawcą — z wyjątkiem zakresu wynikającego z UŚUDE (np. reklamacja techniczna funkcjonowania Aplikacji — zob. § 17).

§ 8. ZAKRES ŚWIADCZONYCH USŁUG

Usługodawca świadczy w ramach Aplikacji następujące usługi:

1. Hosting infrastruktury umożliwiającej prowadzenie procesów onboardingowych.

1. Funkcjonalności onboardingu: generowanie dokumentów (umowa zlecenia / o pracę, oświadczenia, pełnomocnictwa, zgody) z danych podanych przez Użytkownika końcowego, w tym wsparcie multi-tenant (§ 14) — wybór konkretnej spółki zatrudniającej w trakcie kreacji dokumentu.

1. Integracja z dostawcą podpisu elektronicznego (Autenti) — SES, AES oraz QES (zob. § 11).

1. Integracja z systemem KYC — weryfikacja tożsamości w oparciu o OCR dokumentu; opcjonalnie (po aktywacji funkcji i zatwierdzonej DPIA — zob. Polityka Prywatności pkt 6.2) selfie-matching biometryczny.

1. Archiwizacja dokumentów w postaci elektronicznej, dostępna dla Klienta i Użytkownika końcowego.

1. Eksport danych w ustrukturyzowanym formacie (zob. § 13).

1. Wsparcie techniczne zgodnie z planem subskrypcji — wsparcie może być wspierane narzędziami AI w trybie opisanym w Polityce Prywatności pkt 13.2 (operatorzy-ludzie zawsze weryfikują treść odpowiedzi przed wysłaniem do Użytkownika).

Szczegółowy zakres funkcji każdego planu określa Cennik.

§ 9. WYŁĄCZENIA ZAKRESU USŁUG

Usługodawca wyraźnie zastrzega, że Aplikacja nie świadczy następujących usług:

1. Pomoc prawna — Usługodawca nie jest kancelarią prawną; Aplikacja nie zapewnia indywidualnego doradztwa prawnego ani opinii prawnych. Treści generowanych dokumentów oparte są na typowych szablonach. W razie potrzeby — Klient lub Użytkownik końcowy powinni skorzystać z usług kancelarii prawnej.

1. Doradztwo podatkowe — Usługodawca nie jest doradcą podatkowym; podpowiedzi w zakresie statusu ZUS / PIT mają charakter techniczny i nie zastępują konsultacji z doradcą podatkowym.

1. Płatnik składek ZUS / podatku PIT — Usługodawca (Socap Bonus Sp. z o.o. — Hetmańska) nie jest płatnikiem składek ZUS ani zaliczek PIT za Użytkowników końcowych. Płatnikiem jest:

• w ścieżce A — Klient SoCap,
• w ścieżce B — konkretna spółka grupy SoCap wskazana w umowie zlecenia / o pracę (zob. § 14).

1. Pośrednictwo pracy / agencja zatrudnienia w zakresie objętym Aplikacją — Aplikacja jest narzędziem technicznym do onboardingu. Wskazanie w pkt 4 nie wyklucza okoliczności, że niektóre ze spółek grupy SoCap (np. Workflex 1, Workflex 2 — PKD 78.10.Z) prowadzą działalność agencji pracy w ramach własnej działalności gospodarczej, na podstawie odrębnych wpisów do rejestru agencji zatrudnienia — co jest jednak relacją kadrową spółki zatrudniającej z Użytkownikiem końcowym, a nie funkcją Aplikacji.

1. Zawieranie umów w imieniu osób trzecich — Aplikacja nie zawiera umów w imieniu Klienta ani Użytkownika końcowego; umowy zawierane są bezpośrednio między tymi stronami z wykorzystaniem Aplikacji jako narzędzia.

1. Decyzje kadrowe — Aplikacja nie podejmuje decyzji o zatrudnieniu, wynagrodzeniu, zwolnieniu; jest narzędziem dokumentującym proces.

1. CASP (Crypto-Asset Service Provider) — Usługodawca ani żadna ze spółek grupy SoCap nie świadczy usług w zakresie kryptoaktywów w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2023/1114 (MiCA). Token oferowany w ramach modelu wynagrodzeń SoCap (zob. § 14 ust. 3) jest utility token — uprawnieniem do nabycia oprogramowania / usług po cenach preferencyjnych; nie jest kryptoaktywem powiązanym z aktywami ani tokenem pieniądza elektronicznego w rozumieniu MiCA.

§ 10. PŁATNOŚCI, CENNIK I PRAWA NABYTE

10.1. Cennik

1. Aktualny Cennik dostępny jest w Aplikacji oraz przekazywany Klientowi przed zawarciem umowy.

1. Ceny w Cenniku są podane w PLN (lub innej walucie wskazanej w Cenniku) i są kwotami netto — do których doliczany jest VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.

10.2. Płatności

1. Klient (ścieżka A) opłaca Subskrypcję z góry za wybrany Okres rozliczeniowy.

1. Opóźnienie w płatności powyżej 14 dni od upływu terminu — uprawnia Usługodawcę do zawieszenia świadczenia usług po uprzednim wezwaniu Klienta i wyznaczeniu dodatkowego terminu nie krótszego niż 7 dni.

1. Brak płatności po upływie terminu dodatkowego — uprawnia Usługodawcę do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym.

10.3. Prawa nabyte — ochrona przed jednostronną zmianą warunków

1. Zmiana Cennika nie wpływa na warunki Subskrypcji już wykupionych. Klient korzysta z cen i warunków obowiązujących w dniu rozpoczęcia bieżącego Okresu rozliczeniowego — aż do jego zakończenia.

1. Usługodawca powiadamia Klienta o zmianie Cennika z minimum 30-dniowym wyprzedzeniem przed kolejnym Okresem rozliczeniowym, w sposób umożliwiający Klientowi:

• kontynuację Subskrypcji na nowych warunkach,
• rezygnację z odnowienia Subskrypcji bez dodatkowych opłat,
• wypowiedzenie umowy zgodnie z Cennikiem.

1. Jeżeli zmiana Cennika oznacza istotne pogorszenie warunków dla Klienta-konsumenta (jeżeli dotyczy) lub Klienta — Klient ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego, bez ponoszenia opłat dodatkowych.

10.4. Faktury

Usługodawca wystawia faktury VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępnia je Klientowi w Aplikacji oraz/lub przesyła na wskazany adres e-mail.

§ 11. PODPISY ELEKTRONICZNE — UoP, UZ, PEŁNOMOCNICTWA

11.1. Wykorzystanie dostawcy zewnętrznego

Aplikacja korzysta z usług zaufania świadczonych przez Autenti Sp. z o.o. (z siedzibą w Poznaniu) jako dostawcę usług składania podpisów elektronicznych. Autenti działa jako dostawca usług zaufania w rozumieniu eIDAS.

11.2. Typy podpisów elektronicznych — eIDAS i skutki w prawie polskim

Zgodnie z eIDAS rozróżnia się trzy typy podpisów elektronicznych:

Sprostowanie istotne (zmiana względem v2.0): W Polsce AES nie zastępuje formy pisemnej. Tylko QES wywołuje skutki równoważne podpisowi własnoręcznemu (art. 25 ust. 2 eIDAS oraz art. 78[1] § 1 KC). Tam, gdzie ustawa wymaga formy pisemnej (np. art. 29 § 2 KP dla umowy o pracę, art. 99 § 2 KC dla pełnomocnictwa ogólnego) — wymagany jest QES lub forma pisemna tradycyjna.

11.3. Wymagana forma — zastosowanie do dokumentów onboardingowych (logika UoP / UZ)

Aplikacja przy generowaniu dokumentu dobiera wymagany typ podpisu w zależności od rodzaju umowy i obowiązującego przepisu:

Uwaga praktyczna do pkt 4: w modelu kadrowym Workflex 1 (UZ + token SOCAP/TRDX zgodnie z PUZP) zgody na potrącenia wynagrodzenia za pracę nie znajdują zastosowania, ponieważ zatrudnienie odbywa się na podstawie UZ, a nie KP. W zakresie potrąceń z wynagrodzenia z umowy zlecenia — stosuje się przepisy KC i KPC; forma dokumentowa zgody jest wystarczająca, chyba że strony umownie zastrzegą formę pisemną.

11.4. Wybór typu podpisu w Aplikacji

1. Aplikacja automatycznie dobiera wymagany typ podpisu na podstawie rodzaju dokumentu (zob. § 11.3) oraz wskazania spółki zatrudniającej (zob. § 14).

1. Dla dokumentów wymagających QES — Aplikacja kieruje proces do ścieżki kwalifikowanego podpisu elektronicznego Autenti (w tym Autenti Short-term QES) lub informuje strony o konieczności podpisania dokumentu w formie pisemnej tradycyjnej.

1. Brak zachowania wymaganej formy może powodować nieważność umowy lub jej części — odpowiedzialność za zapewnienie właściwej formy spoczywa, co do zasady, na stronie, na której spoczywa obowiązek (zob. § 11.3). Usługodawca dokłada należytej staranności poprzez automatyczny dobór wymaganego typu podpisu.

11.5. Skutki prawne — art. 25 eIDAS

1. Każdemu podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie ze względu na jego elektroniczną formę lub na to, że nie spełnia on wymogów dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego (art. 25 ust. 1 eIDAS).

1. Kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu (art. 25 ust. 2 eIDAS), a w zakresie formy — odpowiada formie pisemnej w rozumieniu art. 78[1] § 1 KC.

1. Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim UE jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich (art. 25 ust. 3 eIDAS).

11.6. Audyt i trwałość

Każdy podpis składany w Aplikacji jest dokumentowany w karcie podpisu (audit trail), obejmującej:

• dane podpisującego,
• znacznik czasu (timestamp),
• adres IP,
• typ użytego podpisu (SES / AES / QES),
• skrót (hash) dokumentu podpisanego.

Karty podpisu są przechowywane przez okres wynikający z art. 25 eIDAS i wymaganych okresów retencji (Polityka Prywatności pkt 8).

§ 12. WŁASNOŚĆ DANYCH KLIENTA I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

12.1. Własność danych

1. Klient (ścieżka A) pozostaje wyłącznym właścicielem danych wprowadzonych do Aplikacji — w tym treści dokumentów, danych osobowych Użytkowników końcowych, treści korespondencji, załączników.

1. Usługodawca otrzymuje ograniczoną, niewyłączną licencję na przetwarzanie tych danych — wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia usługi (zob. § 8) oraz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (DPA).

1. Po zakończeniu umowy — Usługodawca zwraca lub usuwa dane Klienta zgodnie z § 13, z wyjątkiem danych, które musi zachować ze względów ustawowych (Polityka Prywatności pkt 8).

1. Usługodawca nie wykorzystuje danych Klienta w celach marketingowych, sprzedażowych ani analitycznych poza zakresem niezbędnym do świadczenia usługi, chyba że Klient wyrazi na to wyraźną, odrębną zgodę. W szczególności dane Klienta nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI (zero data retention w stosunku do dostawcy AI helpdesku — zob. Polityka Prywatności pkt 13.2).

1. Klient nie nabywa praw autorskich do Aplikacji ani jej kodu źródłowego — wyłącznym uprawnionym pozostaje Usługodawca lub jego licencjodawcy.

12.2. Ochrona danych osobowych

Szczegółowe zasady ochrony danych osobowych określa Polityka Prywatności dostępna pod adresem https://onboardly.work/prywatnosc, stanowiąca integralną część dokumentacji.

§ 13. EKSPORT DANYCH PO ZAKOŃCZENIU UMOWY

13.1. Prawo do eksportu

Klient (ścieżka A) lub Użytkownik końcowy (obie ścieżki) ma prawo:

1. W trakcie obowiązywania umowy — eksportować swoje dane w Aplikacji w dowolnym czasie, w ustrukturyzowanym formacie (PDF dla dokumentów, CSV / JSON dla danych ustrukturyzowanych).

1. Po zakończeniu umowy — przez okres 30 dni od daty rozwiązania umowy uzyskać kompletny eksport wszystkich danych w ustrukturyzowanym formacie umożliwiającym przeniesienie do innego systemu.

13.2. Podstawa prawna eksportu

Powyższe prawo realizuje:

• art. 20 RODO (prawo do przenoszenia danych — gdy dotyczy danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany),
• art. 8 ust. 3 pkt 4 UŚUDE (obowiązek umożliwienia zakończenia korzystania z usługi w sposób umożliwiający dostęp do wprowadzonych informacji),
• zobowiązanie umowne między Usługodawcą a Klientem.

13.3. Tryb realizacji

1. Eksport realizowany jest na żądanie Klienta / Użytkownika końcowego przez funkcjonalność w Aplikacji lub na wniosek e-mail (kontakt@socapbonus.pl).

1. Pierwszy eksport po zakończeniu umowy — bezpłatny. Kolejne eksporty po upływie 30-dniowego okresu — odpłatne zgodnie z Cennikiem.

1. Po upływie 30 dni od zakończenia umowy — Usługodawca usuwa lub anonimizuje dane Klienta, z wyjątkiem:

• dokumentów objętych obowiązkiem przechowywania ustawowego (Polityka Prywatności pkt 8),
• logów technicznych przetwarzanych w prawnie uzasadnionym interesie Usługodawcy.

§ 14. MULTI-TENANT — GRUPA SoCap (5 SPÓŁEK); ŚWIADCZENIA TOKENOWE

14.1. Usługodawca a spółki zatrudniające

Usługodawcą Onboardly jest Socap Bonus Sp. z o.o. (NIP 5252791618). Onboardly jest wykorzystywany do procesów onboardingowych spółek z grupy SoCap; w takim przypadku administratorem danych osobowych zleceniobiorców / pracowników oraz stroną zawieranych umów (zleceniodawcą / pracodawcą) pozostaje konkretna spółka grupy SoCap, wskazana w treści umowy zlecenia / o pracę.

14.2. Aktualna lista spółek grupy SoCap korzystających z Onboardly

Aktualizacja powyższej listy następuje w drodze powiadomienia Klientów (ścieżka A) oraz Użytkowników końcowych przez wiadomość w Aplikacji — bez konieczności zmiany Regulaminu, o ile rozszerzenie nie zmienia istotnych warunków świadczenia usługi.

14.3. Świadczenia tokenowe w ramach modelu SoCap — dostępność

W ramach modelu wynagrodzeń SoCap niektóre spółki grupy oferują wypłatę części wynagrodzenia w postaci tokenu SOCAP / TRDX (utility token — uprawnienie do nabycia oprogramowania / usług po cenach preferencyjnych), na podstawie:

• ZUZP nr U-CDLXXXII/1 zarejestrowanego 28.05.2024 w OIP Białystok (Socap Bonus Białystok Sp. z o.o. — strona z ramienia pracodawcy), oraz
• Porozumienia P-III z 22.01.2025 — przystąpienia do PUZP SoCap przez Workflex 1 Sp. z o.o., na podstawie którego Workflex 1 stosuje wskazany ZUZP w odniesieniu do swoich zleceniobiorców.

Świadczenia tokenowe są dostępne wyłącznie w odniesieniu do spółek grupy SoCap, które są stroną PUZP SoCap (na podstawie Porozumienia P-III) lub posiadają własny ZUZP zarejestrowany w OIP. Na dzień wydania niniejszego Regulaminu lista spółek, w których aktualnie dostępny jest model tokenowy:

• Socap Bonus Sp. z o.o. (Hetmańska) — strona modelu (administrator programu)
• Socap Bonus Białystok Sp. z o.o. (SBB) — ZUZP nr U-CDLXXXII/1
• Workflex 1 Sp. z o.o. — przystąpienie do PUZP przez Porozumienie P-III z 22.01.2025

W odniesieniu do spółek grupy SoCap, które nie są stroną PUZP SoCap (Porozumienie P-III) lub nie posiadają własnego ZUZP — świadczenia tokenowe nie są dostępne. Dotyczy to w szczególności (na dzień wydania niniejszego Regulaminu): SoCap Polska Sp. z o.o. (NIP 8982325132), Workflex 2 Sp. z o.o. (NIP 8982325178). Status ten może ulec zmianie w razie przystąpienia tych spółek do PUZP SoCap lub zarejestrowania własnego ZUZP — wówczas lista dostępności zostanie zaktualizowana.

14.4. Token nie jest kryptoaktywem w rozumieniu MiCA

Token SOCAP / TRDX oferowany w ramach modelu jest utility token (uprawnienie do nabycia oprogramowania / usług po cenach preferencyjnych) i nie jest: tokenem powiązanym z aktywami (ART), tokenem pieniądza elektronicznego (EMT) ani innym kryptoaktywem objętym nadzorem w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2023/1114 (MiCA). Żadna spółka grupy SoCap nie jest CASP — zob. § 9 pkt 7.

14.5. Logiczna separacja danych

Onboardly oddziela logicznie dane między spółkami grupy SoCap (architektura multi-tenant z polem EmployerEntityId per umowa). Dane jednej spółki nie są dostępne dla użytkowników drugiej spółki bez wyraźnego upoważnienia. Wewnętrzne wymiany danych między spółkami grupy SoCap (np. konsolidacja, zarządzanie) odbywają się wyłącznie w zakresie i na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (motyw 48 — grupa kapitałowa) — z zachowaniem zasad minimalizacji danych.

§ 15. ODPOWIEDZIALNOŚĆ USŁUGODAWCY — WARIANT B2B (KLIENT-PRZEDSIĘBIORCA)

Niniejszy § stosuje się wyłącznie wobec Klientów-przedsiębiorców. Wobec konsumentów i przedsiębiorców-konsumentów stosuje się § 16.

15.1. Zasada odpowiedzialności

1. Usługodawca odpowiada wobec Klienta-przedsiębiorcy za szkody wyrządzone z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa — na zasadach ogólnych KC.

1. Za szkody wyrządzone z winy zwykłej (niewielkie niedbalstwo) — odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do wartości opłat netto wniesionych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.

1. Usługodawca nie odpowiada wobec Klienta-przedsiębiorcy za:

• utracone korzyści (lucrum cessans),
• szkody pośrednie,
• utratę reputacji,
• utracone dane, jeżeli Klient miał możliwość ich kopii zapasowej z Aplikacji,
• szkody wynikające z działania siły wyższej (§ 18),
• szkody wynikające z działań lub zaniechań Klienta lub osób działających na jego zlecenie.

15.2. Wyłączenia ograniczeń

Powyższe ograniczenia nie stosują się do:

• szkód na osobie,
• szkód wyrządzonych z winy umyślnej,
• odpowiedzialności wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności RODO (administracyjne kary pieniężne UODO).

§ 16. ODPOWIEDZIALNOŚĆ USŁUGODAWCY — WARIANT B2C (KONSUMENT); PRAWO ODSTĄPIENIA

Niniejszy § stosuje się wyłącznie wobec konsumentów i przedsiębiorców-konsumentów w rozumieniu KC (art. 22[1] i 385[5] KC).

16.1. Brak ograniczeń odpowiedzialności wobec konsumenta

1. Usługodawca odpowiada wobec konsumenta na zasadach ogólnych KC i ustawy o prawach konsumenta, bez ograniczeń kwotowych.

1. Wszelkie postanowienia ograniczające odpowiedzialność Usługodawcy wobec konsumenta, w szczególności wskazane w § 15, nie mają zastosowania — jako klauzule niedozwolone w rozumieniu art. 385[3] pkt 2 KC (postanowienia ograniczające odpowiedzialność wobec konsumenta nie wiążą konsumenta).

1. Usługodawca odpowiada wobec konsumenta zarówno za szkody bezpośrednie, jak i pośrednie, w pełnym zakresie wynikającym z przepisów prawa.

16.2. Zgodność usługi z umową

1. Usługodawca odpowiada za zgodność świadczonej usługi cyfrowej z umową — zgodnie z przepisami rozdziału 5b ustawy z 30.05.2014 o prawach konsumenta (implementacja dyrektywy 2019/770).

1. Konsumentowi przysługują uprawnienia z tytułu niezgodności usługi cyfrowej z umową — zob. § 17.

16.3. Prawo odstąpienia — wyłącznie konsument (i przedsiębiorca-konsument)

1. Prawo odstąpienia w terminie 14 dni od zawarcia umowy zawartej na odległość przysługuje wyłącznie konsumentowi w rozumieniu art. 22[1] KC oraz przedsiębiorcy-konsumentowi w rozumieniu art. 7aa UPK, na zasadach określonych w art. 27 i nast. ustawy z 30.05.2014 o prawach konsumenta.

1. Klientowi-przedsiębiorcy (zwykłemu) prawo odstąpienia z art. 27 UPK nie przysługuje — UPK stosuje się wyłącznie do konsumentów i przedsiębiorców-konsumentów.

1. Prawo odstąpienia konsumenta nie przysługuje w przypadkach przewidzianych w art. 38 UPK, w szczególności:

• jeżeli usługa cyfrowa została w pełni wykonana, a konsument przed jej rozpoczęciem został poinformowany, że po jej wykonaniu utraci prawo odstąpienia, i to potwierdził (art. 38 ust. 1 pkt 1 UPK),
• jeżeli usługa polega na dostarczeniu treści cyfrowej lub usługi cyfrowej, a konsument wyraził wyraźną i uprzednią zgodę na rozpoczęcie świadczenia przed upływem terminu odstąpienia oraz został poinformowany o utracie prawa odstąpienia (art. 38 ust. 1 pkt 13 UPK).

1. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, konsument powinien złożyć Usługodawcy oświadczenie o odstąpieniu — na piśmie lub e-mailem na adres kontakt@socapbonus.pl. Konsument może skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia stanowiącego załącznik nr 2 do UPK.

§ 17. REKLAMACJE I ROZWIĄZYWANIE SPORÓW (art. 7a UPK)

17.1. Reklamacje techniczne — tryb ogólny

1. Klient i Użytkownik końcowy mogą składać reklamacje dotyczące funkcjonowania Aplikacji w trybie:

• e-mail: kontakt@socapbonus.pl
• pisemnie: SoCap Bonus Sp. z o.o., ul. Hetmańska 25, 15-727 Białystok

1. Reklamacja powinna zawierać:

• dane reklamującego (imię, nazwisko, e-mail / nazwę firmy, NIP),
• opis problemu i przewidywany termin jego wystąpienia,
• oczekiwany sposób rozpatrzenia.

1. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.

17.2. Reklamacja konsumencka — milczenie 14 dni = uznanie (art. 7a UPK)

1. Wobec konsumenta (i przedsiębiorcy-konsumenta) Usługodawca jest zobowiązany udzielić odpowiedzi na reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.

1. Jeżeli Usługodawca nie udzieli odpowiedzi na reklamację konsumencką w terminie 14 dni — uważa się, że reklamacja została uznana, zgodnie z art. 7a ust. 2 ustawy z 30.05.2014 o prawach konsumenta. Termin ten ma charakter bezwzględny i nie podlega umownemu modyfikowaniu na niekorzyść konsumenta.

1. Odpowiedź na reklamację Usługodawca przekazuje konsumentowi na papierze lub innym trwałym nośniku.

17.3. Reklamacja od Klienta-przedsiębiorcy — możliwość wydłużenia terminu

Wobec Klientów-przedsiębiorców (nie będących konsumentami ani przedsiębiorcami-konsumentami) — w razie potrzeby uzyskania dodatkowych informacji — termin 14 dni może zostać wydłużony do 30 dni, z poinformowaniem reklamującego o przyczynie i przewidywanym terminie odpowiedzi. Wydłużenie nie ma zastosowania do reklamacji konsumenckich (§ 17.2).

17.4. Pozasądowe rozstrzyganie sporów konsumenckich (ADR)

1. Konsument ma prawo skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń — w szczególności:

• postępowania mediacyjnego przed wojewódzkim inspektorem Inspekcji Handlowej,
• postępowania przed stałym sądem polubownym przy wojewódzkim inspektorze Inspekcji Handlowej.

1. Szczegółowe informacje dotyczące pozasądowego rozstrzygania sporów dostępne są na stronie Prezesa UOKiK: https://uokik.gov.pl** oraz w siedzibach i na stronach internetowych wojewódzkich inspektoratów Inspekcji Handlowej.

17.5. Platforma ODR (Online Dispute Resolution)

Konsument ma prawo skorzystać z unijnej platformy internetowego rozstrzygania sporów (ODR) dostępnej pod adresem:

https://ec.europa.eu/consumers/odr

Dane kontaktowe Usługodawcy do platformy ODR: kontakt@socapbonus.pl.

17.6. Sąd właściwy

1. Spory z konsumentami i przedsiębiorcami-konsumentami — sądem właściwym jest sąd właściwy zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego — zazwyczaj sąd miejsca zamieszkania konsumenta lub miejsca wykonania umowy (art. 33–34 KPC). Postanowienia Regulaminu nie ograniczają uprawnień konsumenta do dochodzenia roszczeń przed sądem właściwym według KPC.

1. Spory z przedsiębiorcami (Klientami niebędącymi konsumentami ani przedsiębiorcami-konsumentami) — sądem właściwym jest sąd właściwy rzeczowo i miejscowo dla siedziby Usługodawcy (Białystok). Strony mogą umownie wyłączyć tę właściwość — z zachowaniem przepisów KPC.

§ 18. SIŁA WYŻSZA

1. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy, jeżeli jest ono spowodowane siłą wyższą.

1. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia, którego skutkom nie można zapobiec, w szczególności:

• klęski żywiołowe (powódź, trzęsienie ziemi, pożar wielkoobszarowy),
• epidemie i pandemie ogłoszone przez właściwe organy,
• akty wojny, terroryzmu, zamieszki,
• ogólnokrajowe awarie infrastruktury internetowej lub energetycznej trwające ponad 24 godziny,
• powszechne strajki w sektorze IT lub telekomunikacyjnym,
• decyzje, postanowienia, zarządzenia organów władzy publicznej istotnie ograniczające możliwość świadczenia usług.

1. Strona dotknięta siłą wyższą zobowiązana jest niezwłocznie poinformować drugą Stronę o jej wystąpieniu, charakterze i przewidywanym wpływie na wykonanie umowy.

1. Jeżeli siła wyższa trwa dłużej niż 30 dni — każda ze Stron ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez konsekwencji finansowych — z zastrzeżeniem przepisów bezwzględnie obowiązujących na korzyść konsumenta.

§ 19. KLAUZULA SALWATORYJNA

1. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne — pozostałe postanowienia zachowują moc.

1. Strony zobowiązują się do zastąpienia nieważnego lub bezskutecznego postanowienia postanowieniem, które najbliżej odpowiada celowi gospodarczemu i prawnemu zastąpionego postanowienia, z poszanowaniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

1. W szczególności — postanowienia uznane za niedozwolone w rozumieniu art. 385[1]–385[3] KC (klauzule abuzywne) nie wiążą konsumenta; pozostała część Regulaminu wiąże strony.

§ 20. ZMIANY REGULAMINU

1. Usługodawca może zmieniać Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności:

• zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
• zmiana zakresu funkcjonalności Aplikacji,
• zmiana dostawców technologii,
• zmiana modelu biznesowego,
• rozszerzenie / zawężenie listy spółek grupy SoCap korzystających z Aplikacji (§ 14).

1. O zmianie Regulaminu Klient i Użytkownik końcowy są informowani:

• e-mailem (na adres podany w Koncie) — z minimum 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmiany w życie,
• komunikatem w Aplikacji.

1. Konsument, który nie akceptuje nowej treści Regulaminu — ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie, bez ponoszenia opłat dodatkowych.

1. Klient-przedsiębiorca, który nie akceptuje nowej treści Regulaminu — ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu rozliczeniowego, bez ponoszenia opłat za kolejne okresy.

1. Brak wypowiedzenia w terminie 14 dni od poinformowania o zmianie — uważa się za akceptację nowej treści Regulaminu.

1. Archiwum poprzednich wersji Regulaminu jest dostępne na żądanie — kontakt: kontakt@socapbonus.pl.

§ 21. POSTANOWIENIA KOŃCOWE I PRAWO WŁAŚCIWE

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności:

• Kodeks cywilny,
• Kodeks pracy,
• ustawę z 18.07.2002 o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
• ustawę z 30.05.2014 o prawach konsumenta,
• rozporządzenie eIDAS,
• RODO i ustawę z 10.05.2018 o ochronie danych osobowych,
• rozporządzenie (UE) 2023/1114 (MiCA) — w zakresie wyłączeń (§ 9 pkt 7, § 14 pkt 14.4).

1. Językiem umowy i komunikacji jest język polski. Załączniki mogą być sporządzone w językach obcych — z zastrzeżeniem, że wersja polska jest rozstrzygająca w razie wątpliwości.

1. Załączniki do Regulaminu:

• Załącznik 1: Polityka Prywatności (https://onboardly.work/prywatnosc)
• Załącznik 2: Cennik (https://onboardly.work/cennik)
• Załącznik 3: Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) — dla ścieżki A (na żądanie Klienta lub: https://onboardly.work/dpa)
• Załącznik 4: Klauzula informacyjna dla zleceniobiorców / pracowników grupy SoCap (dla ścieżki B)

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem [DD.MM.2026] i zastępuje poprzednią wersję 2.0.

1. Wersja [XX.YY.2026] 3.0.

Socap Bonus Sp. z o.o. ul. Hetmańska 25, 15-727 Białystok KRS 0000789100 | NIP 5252791618 kontakt@socapbonus.pl