Biuro rachunkowe jako centrum onboardingu
Wiele małych i średnich firm prowadzi kadrę i płace w outsourcingu — powierzając obsługę biuru rachunkowemu. W praktyce oznacza to, że to pracownicy biura zbierają dane nowych pracowników, wypełniają ZUS ZUA, przygotowują umowy i dbają o archiwizację. Przy obsłudze kilkudziesięciu klientów i sezonowych skokach zatrudnienia (gastronomia, logistyka, e-commerce) może to oznaczać setki onboardingów miesięcznie.
Tradycyjny przepływ wygląda tak: klient wysyła skaner umowy, CV lub kwestionariusz papierowy (często niepełny) → pracownik biura przepisuje dane do systemu → kontaktuje się z klientem w sprawie braków → zgłasza do ZUS → archiwizuje papierowo. Każdy krok to potencjalne błędy i opóźnienia.
Największe problemy biur rachunkowych przy onboardingu
- Brakujące dane — klienci wysyłają niekompletne kwestionariusze, a biuro traci czas na uzupełnianie braków przez telefon lub e-mail
- Niespójne formaty danych — każdy klient ma swój szablon kwestionariusza, biuro musi ręcznie mapować dane do swojego systemu
- Błędy przy przepisywaniu — literówki w PESEL, datach czy numerze konta generują korekty ZUS i opóźnienia w wypłatach
- Brak dokumentów podpisanych — klienci często wysyłają dane przed podpisaniem umowy, a potem biuro nie wie, czy umowa w ogóle została zawarta
- Archiwizacja papierowa — zajmuje fizyczne miejsce i utrudnia dostęp do dokumentów
Model z Onboardly: pracownik sam wypełnia dane
Zamiast przepływu danych przez klienta, Onboardly pozwala na model bezpośredni: biuro rachunkowe wysyła link onboardingowy bezpośrednio pracownikowi. Pracownik sam wypełnia wszystkie dane przez telefon, potwierdza tożsamość i podpisuje umowę. Biuro dostaje kompletne, zwalidowane dane gotowe do importu.
Dzięki trybowi multi-tenant biuro może obsługiwać wielu klientów z jednego panelu — każdy klient ma swój branding, swoje szablony umów i swoją bazę pracowników, ale biuro zarządza wszystkim z jednego miejsca.
Eksport danych do programów kadrowych
Onboardly generuje pliki eksportowe zgodne z najpopularniejszymi systemami używanymi przez biura rachunkowe w Polsce:
- KEDU XML — format importowany przez Płatnik, e-Płatnik, Optima, Symfonia, enova365, Gratyfikant GT
- CSV — universal import do dowolnego systemu
- PDF dokumentów — kompletny pakiet: kwestionariusz, oświadczenia PIT, umowa z podpisem, zgłoszenie ZUS
Biuro nie przepisuje danych — importuje gotowy plik i weryfikuje jedynie, że wszystko się zgadza.
Kalkulacja oszczędności dla biura rachunkowego
Przykładowe biuro obsługuje 20 firm, łącznie 80 nowych pracowników miesięcznie (sezon wakacyjny).
| Czynność | Ręcznie (h) | Onboardly (h) |
|---|---|---|
| Zebranie danych od klienta / pracownika | 1,5h/os | 0,1h/os |
| Przepisanie do systemu + ZUS ZUA | 0,5h/os | 0h (auto) |
| Archiwizacja i scan dokumentów | 0,3h/os | 0h (auto) |
| Łącznie na 80 osób/mies. | 184h | 8h |
Przy stawce pracownika biura 55 PLN/h — oszczędność to ok. 9 680 PLN miesięcznie na samym czasie pracy, czyli ~116 000 PLN rocznie.
Jak wdrożyć Onboardly w biurze rachunkowym?
- Rejestracja konta i konfiguracja profilu biura (logo, dane, NIP)
- Dodanie klientów jako osobnych firm (każdy klient = osobny tenant w systemie)
- Upload szablonów umów dla każdego klienta (Word z polami merge lub Onboardly builder)
- Wysłanie pierwszego linku onboardingowego — pracownik wypełnia samodzielnie
- Po zakończeniu: pobranie KEDU XML i import do systemu kadrowego klienta
Cały setup zajmuje 1–2 godziny. Pierwsze onboardingi od razu.
Plan Growth dla biur rachunkowych
Multi-tenant, cudzoziemcy bez dopłat, eksport KEDU, chat support 24h. Od 299 PLN/mies. + 39 PLN za onboarding. Sprawdź jak wygląda w praktyce — 14 dni trial gratis.